Meilensteine in der Digitalisierung
Im Laufe des Jahres 2022 hat das Departement des Innern Digitalisierungsvorhaben auf strategischer, fachlicher sowie organisatorischer Ebene umgesetzt. Die entsprechenden Kompetenzen hat das Generalsekretariat in den letzten Jahren deutlich ausgebaut.
Die Bedeutung der Informatik steigt von Jahr zu Jahr. Die Effizienzvorteile durchgehend digitaler Prozesse liegen auf der Hand. Die gestiegenen Anforderungen in Bereichen wie IT-Sicherheit und Datenschutz haben aber die Einführung und Ablösung konventioneller Applikationen anspruchsvoller gemacht.
Flächendeckende strategische Stossrichtung
Die Digitalisierung ist ein wichtiges Element der Departementsstrategie und entspricht in der Schwerpunktplanung der Regierung dem Schwerpunktziel 8 «Digitalisierung staatlicher Dienstleistungen». In allen Ämtern des Departements des Innern sind aktuell anspruchsvolle IT-Projekte in Umsetzung:
Im Rahmen eines Pionierprojekts hat das Staatsarchiv St.Gallen in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv Basel-Stadt und einem IT-Dienstleister den sogenannten «Digitalen Lesesaal» geschaffen. Das ausbaufähige System wird mittelfristig den gesamten Nutzungsprozess des Staatsarchivs steuern. Es garantiert einen verbesserten Zugang zum Archivgut und zu digitalisierten Informationen wie Medienmitteilungen. Bilder, Karten und Pläne sowie viele Urkunden können in guter Auflösung eingesehen werden. Digitalisierte Filme und Tondokumente können Nutzende unmittelbar abspielen. Insgesamt sind rund 400'000 Datensätze online abrufbar.
Im Weiteren wird im Staatsarchiv im Rahmen eines E-Gov-Projekts an einem Angebot gearbeitet, das den Gemeinden die Archivierung digitaler Daten erleichtern oder ermöglichen soll.
Das Einreichen und die Bearbeitung von Gesuchen wird für Kulturschaffende und Kulturförderorganisationen noch einfacher: Seit Anfang 2022 sind mit der Kulturförderung der Stadt St.Gallen und der Kulturstiftung des Kantons Thurgau zwei neue Partner bei der Online-Lösung des Amts für Kultur dabei. So wird es möglich, ein Gesuch einmal zu erfassen und an verschiedene Kulturförderstellen gleichzeitig einzureichen.
Im Rahmen des Projekts «Regioverbund» wird eine Ablösung der bisherigen Bibliothekslösung anvisiert, mit Auswirkungen auch auf die übrigen Bibliotheken im Kanton.
Die Prüfung individueller Förderanträge für Deutschkurse im Integrationsbereich erfolgt derzeit manuell. Mit dem Einsatz einer Roboter-Anwendung (Robotic Process Automation) wurde in einem Pilotprojekt erfolgreich bewiesen, dass der Prozess automatisiert werden kann und die Anträge dank automatischen Abfragen in Datenbanken verschiedener Ämter flächendeckend und viel schneller geprüft werden können. Für den Entscheid bezüglich konkreter Umsetzung sind nun noch vertiefte Abklärungen nötig.
Im Bereich Handelsregister wurde im Jahr 2021 der erste Chatbot der kantonalen Verwaltung eingesetzt. Die ersten Erfahrungen sind positiv. Auch ein anderes Projekt wurde weiterverfolgt: Eine Studie hat klare Vorteile beim schweizweiten standardisierten Ausbau der Fachapplikation um eine Erweiterung «Onlineschalter für Anfragen und Bestellungen» im Handelsregister gezeigt. Die Grundlagen für dieses Projekt wurden im Jahr 2022 aufbereitet. Die Umsetzung des Onlineschalters soll nun in Zusammenarbeit mit anderen Kantonen im Jahr 2023 starten und im Jahr 2024 abgeschlossen werden – auf der EasyGov.swiss-Plattform.
«Die vorgesehene Anbindung an das nationale Portal EasyGov.swiss wird für die Kundinnen und Kunden des Handelsregisters viele Vorteile bringen», sagt Clemens Meisterhans, Leiter Amt für Handelsregister und Notariate. Bei den Amtsnotariaten stockt es hingegen, weil sich auf übergeordneter Stufe die Ablösung von «Juris» (einer umfangreichen Fachanwendung in der Rechtspflege) verzögert. Hier wird nun mittels Studien für diesen Bereich ein anderer Weg geprüft.
Datensätze des Staatsarchivs sind aktuell online abrufbar.
Auch im Generalsekretariat wurden und werden Support-Prozesse digitalisiert, etwa im Rahmen der Einführung des elektronischen Kreditorenprozesses. Die Fachspezialistinnen und Fachspezialisten sind zuständig für die Unterstützung der Ämter im IT-Bereich, vor allem hinsichtlich technischer Projektleitung, technischer Applikationsbetreuung sowie Beratung bei der Weiterentwicklung.
Zudem wurden durch die Umsetzung der im Jahr 2021 lancierten Strategischen Informatikplanung (SIP) Grundlagenarbeiten in allen Ämtern und eine Professionalisierung der IT-Rollen vorangetrieben. Dabei geht es um Standards zum Anwendungsmanagement und zur Projektumsetzung sowie zum Business Continuity Management. Im Sinne der Departementsstrategie wird zudem den Aspekten Barrierefreiheit und Inklusion ein grosses Gewicht beigemessen.
